É comum que ao requerer um benefício junto ao INSS o atendente retenha o documento original do segurado. Tal prática impede que o segurado possa utilizar os documentos para outras finalidades e lhe causa grande insegurança, pois não são raros os casos de extravio de documentos nas agências do INSS.
É preciso tomar cuidado especial com carteiras de trabalho, carnês de contribuição e PPPs, pois são documentos importantes para a comprovação do tempo de contribuição do segurado e o seu extravio poderá causar graves problemas ao segurado.
Segundo a legislação a retenção de documentos originais somente pode acontecer em situações excepcionais, como no caso de documentos que ao serem reproduzidos não fiquem legíveis ou no caso de indícios de fraude. Nesses casos, o INSS não pode ficar com os documentos por mais do que cinco dias.
Além disso, sendo o caso de retenção do documento, o INSS deve expedir um termo de retenção, em duas vias, sendo a primeira via do segurado e a segunda do INSS. Exija este termo, pois ele é prova de que os seus documentos foram deixados no INSS.
Caso o atendente se mostre resistente, informe que tal direito está previsto no art. 679 da Instrução Normativa nº 77/2015 do INSS:
Art. 679. Observado o disposto no art. 19 do RPS, as APS, quando necessário, devem manter cópia dos documentos comprobatórios, devidamente conferidos, evitando-se a retenção dos documentos originais.
Parágrafo único. Observada a necessidade de retenção dos documentos referidos no caput, para subsidiar a análise e a conclusão do ato de deferimento ou de indeferimento do benefício, por um prazo não superior a cinco dias, deverá ser expedido, obrigatoriamente, o termo de retenção e de restituição, em duas vias, sendo a primeira via do segurado e a segunda do INSS e, em caso da identificação de existência de irregularidades, proceder-se-á de acordo com o disposto no art. 282 do RPS.
Assim, não sendo extremamente necessária a retenção do documentos originais pelo INSS, o servidor deverá se limitar a conferir as cópias com os respectivos originais e certificar a sua autenticidade para fins de juntada no processo administrativo, devolvendo o documento original para o segurado.